Digitale Strategie

Digitale Transformation und Zukunft der Arbeit im Spannungsfeld der Softwareentwicklung.

In der Verwaltung oder Organisationen werden traditionelle und hierarchische Abläufe mit dem Einsatz digitaler Technologien verbessert. Sie werden flexibler, transparenter und effizienter gestaltet. Im Mittelpunkt stehen dabei die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, Bürgerinnen und Bürger.

Herausforderungen der digitalen Transformation in Organisationen
● Bürokratieabbau und Neugestaltung der Organisation
● Reibungsverluste durch langsame, unklare Prozesse
● Kommunikations- und Medienbrüche inner-/außerhalb der Organisation
● Redundante Daten auf Papier und elektronische Formaten
● Wissensverluste durch Fluktuation der Beschäftigten
● Fachkräftemangel und Demografie
● Kontinuierliche IT- und Softwareentwicklung
● Gesetzesänderungen auf Landes-, Bundes- und EU-Ebene

Treiber für Digitalisierung: Bürokratieentlastungsgesetz
● Einfache Schriftformerfordernis
● Digitaler Arbeitsvertrag
● Einfacher Datenaustausch
● …

Digitale Strategie im Spannungsfeld von Organisation – Mensch – Technik.
Die MTO-Analyse (Mensch, Technik, Organisation) wurde als ganzheitliche, autonomieorientierte Betriebs-Analyse von Oliver Strohm und Eberhard Ulich am Institut für Arbeitspsychologie der ETH Zürich entwickelt. Sie betrachtet Unternehmen, Betriebe oder Organisationen sowohl auf der Ebene des Gesamt-Unternehmens, der einzelnen Organisationseinheiten, der Arbeits-Gruppe als auch des Individuums. Obwohl ursprünglich für den industriellen Bereich konzipiert, lassen sich ihre konzeptuellen und methodischen Grundzüge auch auf Krankenhäuser, Schulen, Verwaltungen usw. übertragen.
Quelle: MTO-Analyse – Wikipedia

Organisation
● Absichtserklärung zur Veränderung
● Abbau von Bürokratie und Hierarchien
● Mehr Transparenz durch digitale Prozesse
● Effizienzgewinne durch den digitalen Transport von Dokumenten
● Zentrale Verwaltung von Daten

Mensch
● Weiterentwicklung der Mitarbeitenden im Rahmen der Transformation
● Zukünftige Arbeitsmodelle wie hybrides, selbstorganisiertes und agiles Arbeiten
● Gemeinsames Arbeiten in flexiblen Räumen online/analog
● (Reverse) – Mentoring und Coaching durch Kolleg*innen und/oder Externe

Technik
● Neue Anforderungen an die IT und an die eingesetzte Software
● Integration neuer Software in die Systemlandschaft
● Fachverfahren, Datenmigration und Schnittstellen
● Investitionsbedarf in IT-Fachkräfte und Ausstattung

Modelle und Methoden
● Strategieentwicklung
● Organisationsanalysen
● Veränderungsmanagement
● Multi-Projektmanagement

Maßnahmen (Beispiele)
● Einführung der E-Akte, E-Rechnung, E-Payment
● Digitale Post: Ein- und Ausgangskanäle
● Digitale Signaturen
● Datenmanagement
● Kundenkonto, Bürgerkonto
● Videokonferenztechnik und Kollaborationstools
● Digitale Urlaubs-/Arbeitszeiterfassung
● Social Intranet, Wissensmanagement, E-Learning
● Einsatz von Low-Code Plattformen, Cloud-Technologien
● Künstliche Intelligenz und automatisierte Prozesse

Vom IST zum SOLL zur Planung.

Erste Schritte hin zu einem Strategieprozess und Umsetzung einer digitalen Strategie.
● Analysen, Workshops unter Beteiligung z.B. externer Berater*innen, Stakeholdern und Beschäftigen
● Einsatz von Organisationsanalysen und Veränderungsmanagement
● Konzeption eines Maßnahmenkatalogs und Priorisierung von Vorhaben
● Klärung von Ressourcen: Budget – Zeit – Personal – Umfang der Maßnahmen
● Aufbau einer neuen Organisationseinheit “Digitale Transformation”
● Entwicklung und Umsetzung der ersten Maßnahmen in Projekten
● Kooperationen mit IT-Startups, Fachhochschulen, Universitäten
● …